RELATIVA ALLA PARTECIPAZIONE
A EVENTI DI PUBBLICO INTERESSE
Gentile Partecipante,
Grazie per la sua decisione di partecipare a un nostro evento.
Proteggere i suoi dati personali per noi è molto importante.
A questo proposito Lazio Innova S.p.A. (Titolare del Trattamento) desidera informarla sulle finalità e sulle modalità di trattamento dei Suoi dati personali in conformità al GDPR.
Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è Lazio Innova S.p.A., con sede in via Marco Aurelio 26/A – 00184 Roma Dati di contatto:
– e-mail: privacy@lazioinnova.it
– tel. 06.605160
Responsabile della Protezione dei dati
Lazio Innova ha incaricato un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), più comunemente conosciuto con l’acronimo inglese “DPO” (Data Protection Officer) contattabile al seguente indirizzo: dpo@lazioinnova.it
Finalità del trattamento e natura dei principali dati trattati
Trattiamo i suoi dati personali per le seguenti finalità:
- Finalità organizzative e amministrative, inerenti la registrazione dei partecipanti all’evento e la gestione dello stesso;
- Finalità di security, inerenti il controllo degli accessi dei partecipanti ai siti fisici o informatici di svolgimento dell’evento;
- Finalità di comunicazione di altri eventi e iniziative, incluso l’invio di newsletter e comunicazioni promozionali/informative;
- Finalità di comunicazione multimediale dell’evento inerenti la pubblicazione di foto e riprese video su internet o sui social media;
I dati personali trattati rientrano nelle seguenti categorie: dati anagrafici, dati di contatto, dati amministrativi, dati inerenti riprese foto e video.
Base giuridica del trattamento
La base giuridica del trattamento dei suoi dati personali per le finalità di seguito individuate è legata per alcuni specifici aspetti al suo consenso (di cui ai punti 3 e 4):
- Finalità organizzative e amministrative, inerenti alla registrazione dei partecipanti all’evento e la gestione dello stesso;
- Finalità di sicurezza, inerenti al controllo degli accessi dei partecipanti dell’evento ai siti fisici o informatici;
La mancata comunicazione dei dati come riportati ai punti 1 e 2 di questo capoverso rubricato “base giuridica del trattamento” implica l’impossibilità di partecipare al nostro evento.
3. Finalità di comunicazioni tramite newsletter, incluso l’invio di comunicazioni promozionali/informative
ll trattamento dei suoi dati personali per le finalità al punto 3 è legato esclusivamente al suo consenso (libero, specifico, informato ed inequivocabile).
Il diniego o la revoca del consenso al trattamento per le finalità sopra individuate, di cui al punto 3, implica l’impossibilità di essere contattati e di ricevere comunicazioni promozionali ma consente la partecipazione a un evento.
4. Dati personali riferiti a partecipanti ad eventi con riprese video/audio/foto raccolti per fini divulgativi e/o promozionali.
Questi dati verranno trattati per le seguenti finalità:
- raccolta di immagini di persone fisiche nell’ambito di manifestazioni promozionali e/o formative mediante foto/riprese video per fini di pubblicazione (diffusione) a scopo divulgativo e promozionale. La base giuridica del legittimo interesse consta nella difficoltà della gestione pratica che una raccolta di consenso potrebbe comportare nell’identificare gli interessati che rilasciano un diniego nella liberatoria, la minimizzazione del trattamento adottata (es utilizzo prevalente di immagini panoramiche che non consentano l’identificazione univoca del soggetto interessato, rispetto del decoro dei soggetti ripresi, cancellazioni di eventuali immagini aventi ad oggetto soggetti c.d. “deboli” – minori, portatori di handicap etc.) nonché le misure organizzative/informative adottate per consentire al soggetto interessato di tutelare i propri diritti. (Legittimo interesse del titolare (art. 6 comma 1 lett. F).
- oltre a ciò, ai sensi dell’art. 97 della legge 633/1941 e s.m.i. che appunto stabilisce che: “Non occorre il consenso della persona ritratta quando la riproduzione dell’immagine è giustificata dalla notorietà o dall’ufficio pubblico coperto, da necessità di giustizia o di polizia, da scopi scientifici, didattici o culturali, o quando la riproduzione è collegata a fatti, avvenimenti, cerimonie di interesse pubblico o svoltisi in pubblico”.
Modalità di trattamento dei dati
Minimizziamo la raccolta ed il trattamento dei tuoi dati personali allo stretto indispensabile rispetto alle finalità perseguite così come precedentemente individuate.
I dati anagrafici, di contatto e amministrativi, possono essere trattati sia in modalità cartacea sia in modalità informatica.
I dati inerenti riprese foto e video saranno trattati sia in formato cartaceo che in formato digitale.
Tali immagini riguardano eventi qualificabili come manifestazioni di carattere pubblico e, quindi, sono trattate senza necessità di esplicito consenso, per la pubblicazione eventuale su nostri siti web/landing page e profili social (es. Twitter, Facebook, Instagram, Youtube, ecc.) e su brochure, cataloghi, flyers e altro materiale cartaceo e/o informatico relativo alla promozione degli eventi, anche in osservanza di quanto disposto dall’art. 97 della l. 633/1941 e s.m.i. e dell’art. 10 del Cod. Civ.
I dati sono trattati nell’ambito dei confini dell’Unione Europea.
Periodo di conservazione dei dati personali e criteri di riferimento
Conserviamo i dati personali trattati con riferimento alla gestione dell’evento e all’invio di comunicazioni informative tramite newsletter.
Per i tempi di conservazione dei dati in relazione alla newsletter, consultare la relativa Informativa disponibile al link: https://www.lazioinnova.it/privacy-newsletter/
I tempi di conservazione dei dati relativi all’evento sono pari a 3 anni dal termine dell’evento.
I dati personali inerenti riprese foto e video verranno conservati per il lasso di tempo strettamente necessario al perseguimento delle specifiche finalità del trattamento indicate per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità divulgative indicate e comunque entro e non oltre 3 anni dall’evento e sino a quando lei non deciderà di presentare una richiesta di opposizione al trattamento.
Valutazione dei rischi e misure tecnico organizzative
Pianifichiamo e adottiamo le necessarie misure tecnico organizzative per minimizzare i rischi correlati alla perdita di obiettivi di riservatezza, disponibilità e integrità delle informazioni trattate, previa valutazione dei rischi e dove applicabile dell’impatto sulla protezione dei dati personali.
Questo anche al fine di garantire la resilienza dei trattamenti effettuati nell’ambito del più generale obiettivo di assicurare la continuità operativa aziendale.
Comunicazione o diffusione dei dati trattati
Non comunichiamo a terzi i suoi dati personali per finalità diverse rispetto a quelle sopra evidenziate. Non diffondiamo i suoi dati personali per finalità diverse rispetto a quelle sopra evidenziate.
Trattamento da parte di soggetti terzi
Possiamo avvalerci per il trattamento dei suoi dati personali nell’ambito delle finalità sopra elencate dell’ausilio di soggetti terzi quali ad esempio:
- Fornitori di servizi organizzativi e amministrativi;
- Fornitori di servizi IT;
- Personale autorizzato da Lazio Innova e professionisti (fotografi e videomaker) di nostra fiducia
In questi casi disponiamo affinché tali fornitori siano nominati come Responsabili del Trattamento e che possano trattare i suoi dati personali esclusivamente per le finalità precedentemente definite e nel rispetto di adeguate misure tecnico organizzative di protezione dei dati.
Informativa ed esercizio dei diritti dell’Interessato al trattamento
Desideriamo informarla dei diritti che il GDRP vi conferisce, in qualità di soggetto interessato al trattamento. Tali diritti sono disciplinati dagli artt. 15 al 22 del Gdpr:
- il diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali;
- il diritto dell’interessato di chiedere al titolare la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento;
- il diritto dell’interessato di opporsi al trattamento dei dati personali;
- il diritto dell’interessato alla portabilità dei dati;
- il diritto dell’interessato di proporre reclamo a un’autorità di controllo.
Canali di comunicazione
La presente informativa è reperibile sul sito internet di Lazio INNOVA S.P.A www.lazioinnova.it
Le richieste possono essere indirizzate al titolare del trattamento all’indirizzo e-mail privacy@lazioinnova.it.
Parimenti, in caso di violazione della normativa, l’utente ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, quale autorità preposta al controllo sul trattamento nello Stato italiano. Per un approfondimento sulle modalità di presentazione di un reclamo all’autorità Garante, clicca sul link https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524
Per un approfondimento sui diritti degli interessati, si vedano gli artt. 15 e ss. del Regolamento UE 679/2016 al link https://www.garanteprivacy.it/i-miei-diritti
